A partir de janeiro de 2020 passará a vigorar um novo eSocial. Na oportunidade, o sistema será relançado, dessa vez, trazendo maior flexibilidade e diminuindo consideravelmente a burocratização que antes existia no preenchimento das informações online, tudo isso com o fito de garantir maior modernidade e simplificação do sistema.

Anteriormente, o eSocial, instituído pelo Decreto 8.373/2014, consistia em um sistema complexo de informações, onde o empregador obrigatoriamente deveria enviar ao Governo, de forma eletrônica e unificada, as informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas do seu empreendimento, tais como o tipo de vínculo existente, informações a respeito da folha de pagamento, comunicação de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais, contribuições previdenciárias, FGTS, entre outras.

Com o advento do novo eSocial, muitas informações anteriormente tidas como obrigatórias passarão a ser dispensadas, reduzindo o número de informações exigidas pelo sistema, o que torna mais fácil a conclusão e o envio destas, além de reduzir drasticamente o número de erros decorrentes do preenchimento incorreto dos campos cobrados. Outras informações anteriormente lançadas de forma esparças serão aglutinadas, de modo a substituir as obrigações acessórias.

O objetivo primordial desse sistema é promover a desburocratização anteriormente existente, através da substituição das obrigações acessórias, bem como evitar a solicitação de dados já conhecidos pelo Governo, eliminar pontos de complexidade, promover a modernização e simplificação do sistema, garantir a integridade e continuidade da informação e o respeito pelo investimento feito por empresas e profissionais. Estes são, em suma, as principais premissas do novo sistema.

Apesar do ar de novidade trazido pelo anúncio do novo sistema, esta plataforma preservará a estrutura já consolidada para a prestação das informações. Isso porque existe a preocupação em respeitar os investimentos feitos pelas empresas e profissionais, tanto em sistemas quanto em treinamentos e capacitações.

Algumas das propostas apresentadas com o fito de simplificar o eSocial foram: a possibilidade de utilização de uma tabela padrão de rubricas, sem que haja necessidade de cadastramento de rubricas próprias; a eliminação de tabelas de cargos, funções e horários e a desnecessidade de cadastramento de processos judiciais para matérias não relacionadas a tributos.

Entretanto, algumas novidades e propostas de alterações ainda não foram anunciadas oficialmente, posto que ainda estão sendo trabalhadas pela equipe responsável pela implementação do novo sistema.

Entre as mudanças já implementadas na plataforma digital e que já poderão ser utilizadas pelos empregadores, destacamos a utilização dos dados do eSocial para concessão de benefícios previdenciários pelo INSS e Seguro Desemprego.

Em outro ponto, importante destacar que alguns campos anteriormente cobrados de forma obrigatória, agora serão totalmente excluídos do sistema, ou seja, o empregador deixará de ter a obrigação de fornecer algumas informações, a exemplo dos números de documentos pessoais do seu empregado.

Para facilitar a transição do antigo sistema para o novo e para auxiliar na compreensão e na adequação dos usuários, hoje, o eSocial tornou facultativo o preenchimento de alguns campos anteriormente exigidos de forma obrigatória. Esses campos, a partir de janeiro de 2020, serão retirados definitivamente da plataforma digital.

Frise-se que a obrigatoriedade do preenchimento das informações permanece, contudo, a nova metodologia do eSocial pretende simplificar o procedimento utilizado e substituir as obrigações acessórias, desde que a plataforma seja continuamente alimentado e permaneça com as informações atualizadas.

No caso do segurado especial, do Microempreendedor Individual, da Microempresa e da Empresa de Pequeno Porte, estes possuem tratamento diferenciado, isto é, utilizarão um ambiente online ainda mais simplificado, nos moldes já utilizados pelo empregador doméstico, onde estão disponíveis ferramentas de auxílio tanto no preenchimento das informações, bem como ferramentas para admissão de empregado, folha de pagamento e desligamento, tudo isso com automatizações e simplificações que deverão permitir que todos os usuários executarem rotinas trabalhistas que antes eram restritas a grandes empresas e escritórios de contabilidade.

Um exemplo de ferramenta facilitadora para esse tipo de empregador é a a utilização de Assistentes (“wizards”), que funcionam como uma espécie de “passo-a-passo” na hora de prestar informações em situações consideradas mais complexas.

Diante desse escorço, não se pode negar que houve um grande investimento por parte dos empregadores quando da implementação do sistema em seus ambientes de trabalho, o que demandou não somente investimento financeiro para adquirir a plataforma digital, mas também investimento em capacitação e adequação dos colaboradores. Por isso, a mudança anunciada deverá, prioritariamente, garantir uma maior utilidade do eSocial, permitindo, inclusive, que os operadores do sistema consigam extrair de forma simples e eficaz informações necessárias para a gestão de seu negócio.

Isto é, a grande vantagem do novo sistema é a praticidade com que os empregadores e operadores do eSocial encontrarão ao cadastrar dados no sistema, enviar informações e extrair relatórios, lembrando que a estrutura já conhecida pelos usuários permanecerá incólume, justamente para preservar todo o investimento realizado pelos empregadores, de modo que não se fará necessário novo treinamento para conhecimento de nova plataforma, mas apenas adequação às informações que deixarão de ser exigidas e o conhecimento das novas ferramentas de auxílio, o que não demanda novo investimento.

De toda sorte, veja-se que o novo eSocial rompe, definitivamente, com o padrão burocrático anteriormente cobrado na plataforma online de registro de informações ao Governo. Dessa forma, além de facilitar o trabalho dos empregadores, o novo sistema enxugará as informações exigidas e evitará o preenchimento de informações já conhecidas pelo Governo e daquelas que se relevam desnecessárias para a finalidade do sistema.

Assim, a nova plataforma online oferecerá um leiaute moderno e simples, que visa reduzir ainda mais o trabalho burocrático dos empregadores, sejam eles de pequeno, médio ou grande porte.

Priscilla Ribeiro
Advogada